Термин глоссария
Архивная копия — чем отличается от справки и выписки, как её заверяют
Архивная копия — точное воспроизведение архивного документа с указанием фонда, описи, дела и листа. Чем отличается от справки и выписки, как заверяют и заказывают.
Бесплатно
Постройте семейное древо бесплатно
Слово «архивная копия» встретится вам в архивных документах. Записывайте находки сразу в древо: даты, сканы, источники и связи между родственниками — в одном месте.
Без карты и без рекламы · импорт и экспорт GEDCOM
Что такое архивная копия
Архивная копия — это документ архива, который полностью воспроизводит текст или изображение архивного документа и обязательно снабжён его поисковыми данными: номером фонда, описи, дела и листа. Так эту форму определяет ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Отличие копии от других ответов архива — в ней нет ни одного слова, написанного архивистом. Архив не пересказывает и не толкует запись: он воспроизводит лист таким, каким тот подшит в деле, и своей отметкой подтверждает точность воспроизведения. Всё, что добавляется сверху, — служебная обвязка: шифр, заверительная надпись, печать, дата выдачи.
Копия бывает бумажной — ксерокопия или распечатка скана — и электронной: файл JPEG, TIFF или PDF. Для родословного поиска это самая ценная форма ответа. Вы получаете почерк писаря, зачёркивания, приписку на полях, номер записи в графе, имена восприемников целиком — всё то, что при пересказе усыхает до двух строк. Заказывают копию из конкретного архивного дела, и единицей заказа служит лист, а не «документ вообще»: в заявке пишут номера листов, включая оборотные — «л. 214 об.».
Копия, справка и выписка: три разных документа
Три формы ответа архива путают между собой постоянно, и из-за этого запрос уходит впустую: человек просит копию, а нужна ему справка, или наоборот. Различаются они по одному признаку — кто написал текст ответа.
| Форма | Что содержит | Кто автор текста |
|---|---|---|
| Архивная справка | Сведения по теме запроса, собранные из одного или нескольких дел, с перечнем шифров | Архивист: он излагает найденное своими словами |
| Архивная выписка | Дословно воспроизведённая часть документа, относящаяся к нужному лицу, факту или событию | Автор исходного документа; архив вырезает нужный фрагмент |
| Архивная копия | Лист или разворот целиком — текстом либо изображением | Автор исходного документа; архив ничего не отбирает |
Выбор простой. Справку просят, когда нужен подтверждённый факт для нотариуса, суда или ЗАГС: родство, стаж, служба. Выписку — когда важна дословная формулировка (текст приговора, запись о награждении), а остальное содержимое листа к делу не относится или закрыто по режиму доступа. Копию — когда нужен сам документ: разобрать почерк, увидеть форму бланка, проверить, не ошибся ли архивист при прочтении.
У генеалога есть отдельный резон брать именно копию. Запрашивая запись из метрической книги, просите копию всего разворота, а не одной строки: соседние записи дают тех же восприемников, соседей по деревне, имя приходского священника и подсказывают, где искать родню. Справка эти детали срежет — архивист выпишет только то, что относится к названному вами человеку.
Что делает копию заверенной
Заверенная архивная копия — та, на которой архив официально подтвердил соответствие подлиннику. Без этого подтверждения файл или лист бумаги остаётся картинкой: для личной работы годится, для предъявления куда-либо — нет.
Обязательные реквизиты заверения:
- надпись или штамп о соответствии копии подлиннику;
- полный шифр: название архива, номер фонда, описи, дела, номера листов;
- должность, подпись и расшифровка подписи уполномоченного работника архива;
- печать архива;
- дата выдачи.
Электронную копию заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью по Федеральному закону № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года «Об электронной подписи». Подпись живёт внутри файла: распечатка такого PDF юридической силы уже не имеет, для бумажного оборота заказывают бумажный экземпляр с печатью. Если копия поедет за границу — в консульство, в дело о репатриации, — поверх заверения ставят апостиль по Гаагской конвенции 1961 года, и оформляет его не архив, а уполномоченный государственный орган.
Съёмка в читальном зале: копия для себя
Снимать документы собственным телефоном или фотоаппаратом в читальном зале разрешено, но полученный кадр архивной копией не считается — это рабочая копия для личного исследования.
Ограничения везде похожи: без вспышки, без штатива, без прикосновения объектива и рук к листу, без расшивки дела. Не дают снимать ветхие переплёты, документы с угасающим текстом, особо ценные единицы хранения и то, что архив уже перевёл в цифру и выдаёт как платную услугу. Плату за самостоятельное копирование каждый архив устанавливает сам — от нуля до нескольких десятков рублей за кадр; отдельные читальные залы ограничивают дневной объём съёмки. Порядок работы в зале, заказ дел и лимиты разобраны в материале о том, как работать с архивом.
Юридический вес такого снимка нулевой. Нотариус в наследственном деле, суд, ЗАГС и консульство его не примут: подтверждения архива на кадре нет. Разумная тактика — снимать для исследования всё, до чего дотянулись, а заверенную копию заказывать точечно, когда шифр известен и документ действительно нужен как доказательство.
Как заказать копию удалённо
Удалённо копия заказывается тем же запросом в архив, что и справка, — через форму на сайте архива, региональный портал госуслуг или по электронной почте. Отличается формулировка: вы просите не «найти сведения», а «изготовить копию» конкретных листов.
В заявке указывают:
- Точный шифр: фонд, опись, дело, номера листов с пометкой «об.» для оборотов.
- Форму копии — бумажная или электронная.
- Формат и разрешение файла: для скорописи берите TIFF или JPEG от 300 dpi, лучше 600 dpi.
- Нужно ли заверение и печать.
- Способ получения: электронная почта, ссылка на облако, почтовое отправление.
- Согласие на оплату по прейскуранту архива.
Рабочая формулировка выглядит так: «прошу изготовить заверенную электронную копию лл. 214 об. — 215 указанного дела, запись о рождении от 14 (26) мая 1830 года». Шифра нет — заказывать копию рано: в рамках такой заявки архив не ищет человека по фамилии, он изготавливает ровно то, что вы назвали. Сначала работают с описями или подают поисковый запрос. Реквизиты, адреса и формы обратной связи конкретных архивов собраны в каталоге учреждений.
Срок на копирование короче, чем на генеалогический поиск: искать нечего, работа сводится к сканированию и оформлению. Точную цену и срок архив называет в ответе на заявку, до оплаты.
Ограничения и частые ошибки
Копия — простой документ, и промахи с ней тоже простые, но дорогие по времени.
- Копия без шифра. Скан без фонда, описи, дела и листа невозможно перепроверить, и сослаться на него в родословной нельзя. Записывайте шифр сразу, вместе с файлом, а лучше в имя файла.
- От копии ждут того, что даёт справка. Нотариусу в наследственном деле нужен документ, где факт родства сформулирован и подтверждён архивом. Разворот метрической книги XIX века с ерами и ятями он читать не обязан.
- Заказан один лист вместо разворота. Запись о рождении может начинаться на левой странице и заканчиваться на правой; получив половину, придётся платить и ждать второй раз.
- Забыто 75-летнее ограничение. Федеральный закон № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» закрывает доступ к документам со сведениями о личной и семейной тайне на 75 лет со дня их создания. Копию такого дела выдадут самому человеку или родственнику, документально подтвердившему родство.
- Экономия на разрешении. 150 dpi хватает для машинописи и бесполезно для скорописи XVIII века: волосяные линии пропадают, текст перестаёт читаться.
- Ветхое дело. Архив вправе отказать в копировании и предложить микрофильм или готовый цифровой образ. Отказ по сохранности не оспаривается.
Связанные понятия
Архивная копия стоит в одном ряду с другими формами архивного ответа и с учётными единицами хранения. Справка излагает найденное словами архивиста, выписка воспроизводит фрагмент, копия — весь лист; все три опираются на одно и то же дело, найденное по описи внутри фонда. Собранные копии удобно сразу привязывать к людям: постройте семейное древо в редакторе и подписывайте каждый прикреплённый файл шифром — через год вы не вспомните, из какого дела взят этот разворот.
Вопросы и ответы
Что такое архивная копия и чем она отличается от архивной справки?
Архивная копия воспроизводит документ целиком — так, как он выглядит в деле: почерк, бланк, пометы на полях, соседние записи. Текст в ней принадлежит тому, кто составил документ, будь то приходской священник или волостной писарь. Архивная справка — авторский текст сотрудника архива: он просматривает дела, отбирает относящееся к запросу и излагает результат официальным сообщением, перечисляя в конце использованные шифры. Отсюда разное применение. Нотариусу в наследственном деле нужна справка: там факт родства назван прямо и удостоверен архивом. Исследователю нужна копия: по ней видно, что именно написал писарь, и можно перепроверить чужое прочтение. Справку изготавливают дольше, потому что в неё входит поиск, а копию делают по готовому шифру. Оптимальный вариант для родословной — справка с приложением копий тех листов, на которые она ссылается; такую комбинацию архивы выдают, если попросить об этом прямо в заявке.
Что такое заверенная архивная копия?
Это копия, которую архив выпустил от своего имени и на которой подтвердил её соответствие хранящемуся подлиннику. Проверяется заверение по набору реквизитов: название архива и полный шифр с номерами фонда, описи, дела и листов, отметка о верности воспроизведения, должность и подпись сотрудника с расшифровкой, печать, дата выдачи. Не хватает хотя бы одного элемента — перед вами распечатка, а не документ. Электронный экземпляр подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью по закону об электронной подписи 2011 года; такая подпись существует внутри файла и при печати пропадает, поэтому для бумажного оборота заказывают отдельный экземпляр с оттиском. Заверение считается самостоятельной услугой и в прейскуранте стоит отдельной строкой от самого копирования. Стоит развести два разных заверения: архив удостоверяет соответствие копии делу, которое у него хранится, а нотариус свидетельствует верность копии с предъявленного ему документа — архивное дело ему на руки никто не выдаст, поэтому нотариальная копия вашей распечатки заверения архива не заменяет. Для отправки за границу на заверенный экземпляр дополнительно проставляют апостиль, и делает это уполномоченный государственный орган.
Сколько стоит копия архивного документа?
Единого тарифа в стране нет: цену на копирование каждый архив утверждает собственным прейскурантом, и разброс между муниципальным, региональным и федеральным архивом получается кратным. Ориентир для одного листа — от сотни рублей до нескольких сотен. Заверение, срочность, цветной режим и высокое разрешение считаются отдельными услугами и прибавляются к базовой цене листа. Дороже обходятся большие форматы, ветхие дела и всё, что требует ручного сканирования планшетным сканером с бережным разворотом переплёта. Самостоятельная съёмка в читальном зале дешевле изготовления копии силами архива, а местами бесплатна, но заверить свой кадр нельзя. Социально-правовые запросы — подтверждение стажа, службы, восстановление утраченных свидетельств — государственные архивы исполняют бесплатно, и приложенные к ответу копии тоже не оплачиваются. Точную сумму архив называет до начала работы и выставляет счёт или квитанцию.
Можно ли самому фотографировать документы в читальном зале?
Да, съёмка собственной техникой в читальных залах разрешена, но её оформляют: заявлением на имя директора, отметкой в бланке заказа или отдельным договором на услугу. Дальше действуют правила конкретного архива, и они расходятся: где-то съёмка бесплатна, где-то тарифицируется покадрово, где-то введён дневной лимит кадров или дел. Общие для всех запреты — вспышка, штатив, прикосновение к листу, расшивка переплёта, вынос дела из зала. Откажут по состоянию документа: ветхий блок, угасающий текст, особо ценная единица хранения; то же касается дел, выданных в виде микрофильма или готового цифрового образа. Юридической силы у своего снимка нет — это рабочий материал исследователя, и нотариус, суд или ЗАГС его не примут. Практический вывод простой: снимайте всё, до чего дотянулись, сразу вписывая шифр и номер листа в имя файла, а заверенную копию заказывайте точечно, когда документ понадобился как доказательство. Превратить снимок в официальную копию можно в любой момент: шифр у вас уже записан, и архив изготовит её без поиска, по готовым данным.
Имеет ли архивная копия юридическую силу?
Юридическая сила есть только у копии, изготовленной и заверенной архивом. Такая копия принимается как доказательство содержания документа: нотариусами в наследственных делах, судами, органами ЗАГС при восстановлении утраченных записей, военкоматами, пенсионными органами и консульствами. Основание — Федеральный закон № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» и правила использования архивных документов, по которым архив удостоверяет соответствие копии хранящемуся у него подлиннику. Кадр, снятый исследователем в читальном зале, и скан, скачанный с сайта архива без заверения, силы не имеют. Есть и тонкость: даже заверенная копия подтверждает лишь то, что в деле есть лист с таким текстом. Вывод о родстве из неё делает нотариус или суд, и если запись читается плохо, у них остаётся право потребовать архивную справку, где факт изложен словами архива.
Как заказать копию архивного документа удалённо?
Приезжать в архив не обязательно: заявку принимают форма на сайте архива, региональный портал государственных услуг и электронная почта. Главное — правильно назвать услугу. Пишут не «прошу найти сведения о предке», а «прошу изготовить заверенную электронную копию листов такого-то дела»: это разные виды работ, с разной ценой и разным сроком. В тексте называют номера листов, обязательно с пометкой об оборотах, нужный формат файла и разрешение — для дореволюционной скорописи меньше 300 dpi заказывать бессмысленно, надёжнее 600, — необходимость заверения и способ доставки. Затем архив выставляет счёт или квитанцию, и работа начинается после оплаты. Типовые причины отказа: шифр не указан или указан неверно, дело закрыто по сохранности, в документе есть сведения о живых людях, не истёк срок ограничения доступа. Шифра нет — сначала подают поисковый запрос или сами разбирают опись, часть архивов выкладывает описи на сайте. Готовый файл присылают почтой или ссылкой на облако, бумажный экземпляр идёт почтовым отправлением, поэтому точный адрес указывают сразу в заявке.
Чем архивная копия отличается от архивной выписки?
Разница в объёме и в отборе. Выписка дословно воспроизводит только ту часть документа, которая относится к нужному лицу, факту или событию: одну запись из метрической книги, один пункт постановления, строку из списка. Остальной текст листа в неё не попадает, а сама выдержка сопровождается указанием, откуда взята. Копия воспроизводит лист или разворот целиком, ничего не отбирая. Выписку берут, когда важна точная формулировка, а прочее содержимое листа не нужно или закрыто по режиму доступа — например, на том же листе есть сведения о посторонних живых людях. Копию берут, когда нужен контекст: соседние записи, оформление бланка, пометы на полях, подпись должностного лица, штампы. Для родословной копия обычно выгоднее — за те же деньги информации больше, — но по делам с ограниченным доступом архив выдаст только выписку, и спорить тут бесполезно.
Связанные термины
Дьяк
Дьяк — начальник приказной канцелярии Русского государства XV–XVII веков: вёл делопроизводство, скреплял документы печатью, а его подпись датирует архивные грамоты и книги для родословного поиска.
Подьячий
Подьячий — приказный служитель Русского государства XVI–XVII веков: писал и оформлял документы под началом дьяка, а его подпись на столбце датирует и атрибутирует архивное дело.
Научно-справочный аппарат
Научно-справочный аппарат — система архивных справочников: путеводитель, опись, каталоги, указатели. Поиск идёт от общего к частному — от учреждения к фонду и делу.
Диплом
Диплом — документ об окончании учебного заведения. Как читать аттестат и диплом предка, что лежит в личном деле студента и где искать фонды учебных заведений.
Архивная справка
Архивная справка — официальный документ архива с информацией из его фондов. Регулируется приказом Росархива №153 от 29.04.2019. Стоимость 200-1500 руб/лист, срок 30-90 дней.
Паспорт
Паспорт — удостоверение личности и разрешение на отлучку. Разбираем паспортную книжку, вид на жительство, советские паспорта 1932 года и картотеки паспортных столов.