Архивист — кто это, чем отличается от архивариуса и что делает по запросу

Кто такой архивист

Архивист — сотрудник архива, который отвечает за сохранность, учёт, описание и выдачу документов исследователям. Он хранит фонд и открывает к нему доступ по правилам, но чужое родословное исследование за посетителя не ведёт: архивист отвечает за документ, генеалог — за поиск по документам.

Под одним словом в государственном архиве работают разные специалисты. Хранитель отвечает за физическое состояние дел и за то, чтобы дело нашлось на своей полке. Археограф выявляет документы по темам и готовит публикации. Отдел использования исполняет письменные запросы и оформляет справки. Дежурный читального зала выдаёт дела, следит за режимом и подсказывает, в какой описи смотреть. Фраза «архивист мне отказал» почти всегда относится к одному звену этой цепочки, и исход зависит от того, к кому обратиться повторно.

«Историк-архивист» — не должность, а квалификация в дипломе: специалист читает документ, датирует его по формуляру и понимает делопроизводство эпохи. Разбирать чужую запись он будет в рамках служебных задач, а не по знакомству.

Что входит в работу архивиста

Работа архивиста делится на четыре направления: комплектование, учёт, хранение и использование. Родословный поиск относится только к последнему и занимает в нагрузке сотрудника далеко не главное место.

• Комплектование — приём документов от организаций-источников, экспертиза ценности, отбор того, что уйдёт на постоянное хранение.
• Учёт — фондирование, нумерация, ежегодная проверка наличия. У каждого дела есть адрес: фонд, опись, дело, лист.
• Хранение — температурно-влажностный режим, картонирование, реставрация, вывод ветхих дел из выдачи и замена их копиями.
• Описание — составление описи, заголовков дел, каталогов и путеводителей. От качества описи зависит судьба поиска: заголовок «Метрические книги церквей уезда за 1876 год» найдётся по фильтру, а «Дело по отношению губернского правления» скрывает содержимое полностью.
• Использование — читальный зал, исполнение запросов, оформление архивной справки, выставки, оцифровка и публикация описей в сети.

Профильное образование дают исторические факультеты и архивные кафедры; старейшая школа — Историко-архивный институт, созданный в 1930 году и с 1991 года входящий в состав РГГУ.

Откуда пошла профессия

Должность архивариуса ввёл Пётр I: Генеральный регламент от 28 февраля (10 марта) 1720 года отвёл архивам отдельную главу и обязал коллегии сдавать оконченные дела на хранение особому служителю.

Первый крупный исторический архив страны — Московский архив Коллегии иностранных дел, учреждённый в 1724 году; его собрания легли в основу нынешнего РГАДА. Весь XVIII век и почти весь XIX архивариус оставался рядовой канцелярской должностью: он служил при губернском правлении, духовной консистории, уездном суде, казённой палате. Если предок был канцелярским служителем, слово «архивариус» вполне может стоять в его формулярном списке рядом с чином и выслугой лет.

Декрет Совета народных комиссаров от 1 июня 1918 года «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» свёл разрозненные ведомственные собрания в Единый государственный архивный фонд. С этого момента архивист — работник государственного учреждения, а доступ к документам определяет не воля владельца, а норма. Современную рамку задаёт Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Что сотрудник архива обязан сделать

Архив обязан обеспечить доступ к открытым документам и справочно-поисковым средствам, принять письменное обращение и дать на него мотивированный ответ. Это обязанность учреждения, а не любезность конкретного человека.

• Допустить в читальный зал по заявлению и документу, удостоверяющему личность; сама работа в зале бесплатна.
• Выдать описи, путеводители и каталоги — без объяснения целей исследования.
• Выдать дела из открытых фондов в пределах суточной нормы, установленной порядком работы читального зала.
• Зарегистрировать письменное обращение и ответить в тридцатидневный срок по Федеральному закону от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ, а при продлении срока — уведомить об этом.
• Исполнить безвозмездно запрос социально-правового характера: стаж, заработная плата, награждение, учёба, факт репрессии и реабилитации.
• Сообщить, куда передан фонд, если документы хранятся в другом архиве или в органах ЗАГС.
• Оформить заверенную копию или справку с точным шифром — такой документ принимают суд и нотариус.

Отказ тоже бывает законным. Статья 25 того же 125-ФЗ ограничивает доступ к документам, содержащим личную и семейную тайну, сроком 75 лет со дня их создания. До истечения этого срока дело выдают самому лицу или его родственникам, и подтверждать родство придётся вам — свидетельствами ЗАГС по всей цепочке.

Чего архивист делать не обязан

Сотрудник архива не обязан вести исследование за посетителя. Сплошной просмотр дел, чтение скорописи, проверка версий и построение родословной — это работа исследователя, а не государственная услуга.

• Просматривать метрические книги подряд за десятилетия по бесплатному обращению: генеалогический запрос относится к тематическим и исполняется платно, по прейскуранту и в ограниченном объёме.
• Искать «по фамилии во всех фондах». Дореволюционный поиск идёт от места и времени — приход, село, волость, уезд, — потому что именной картотеки на податное население никто не составлял.
• Датировать семейные фотографии, разбирать письма, переводить скоропись XVIII века на современное письмо.
• Строить генеалогическое древо, оценивать достоверность семейного предания, проверять однофамильцев «на всякий случай».
• Выдавать оригинал, если дело ветхое или переведено в цифру: вместо подлинника выдадут копию или файл.

Маршрут самостоятельной работы — от определения прихода до заказа дел — разобран в материале как работать с архивом. Пересказывать его сотруднику не нужно, он ждёт конкретики.

Как разговаривать с сотрудником читального зала

Разговор получается коротким и результативным, когда вопрос звучит как «фонд — опись — годы», а не как «помогите найти предков». Первое дежурный решит за минуту, второе не решит вовсе.

До визита стоит посмотреть путеводитель и опубликованные описи на сайте архива, выписать номера фондов по своему уезду, определить период поиска и сословие предка. Запрос в архив, отправленный заранее, экономит и время дежурного, и поездку.

Пять правил, которые превращают формальное общение в рабочее:

1. Один вопрос за раз, с конкретным шифром или названием фонда.
2. Не спорить о наличии документов — просить показать опись и убедиться самому.
3. Записывать шифр каждого просмотренного дела, включая пустые: отрицательный результат тоже результат.
4. Уточнять правила съёмки: собственная камера разрешается по отдельному заявлению и оплачивается по прейскуранту.
5. Соблюдать режим выдачи: заказ на завтра оформляется накануне, а в конце дня дела принимают обратно строго по часам.

Каждое найденное имя лучше переносить в родословную сразу вместе с шифром: создать семейное древо и внести туда запись с адресом документа проще, чем через полгода вспоминать, из какого дела взялась дата.

Когда нанимать исследователя и сколько это стоит

Частный генеалог нужен, когда архив находится в другом регионе, поиск упирается в скоропись XVIII века или требует просмотра десятков дел. Пока задача сводится к двум-трём делам в своём городе, дешевле съездить самому.

Заказывать личное исследование штатному архивисту по его же фондам не стоит: учреждение расценивает это как конфликт интересов, да и оформить результат договором не выйдет. Рабочих путей два — договор с архивом на платную услугу либо частный исследователь, в том числе бывший сотрудник архива.

Цены на рынке разнятся в разы: одни берут почасово за работу в зале, другие — фиксированную сумму за этап (одна ревизия, один приход, один архив). Ориентироваться стоит не на прайс, а на договор. В нём должны быть: перечень фондов и описей к просмотру, обязательство передать шифры и копии листов, отчёт при отрицательном результате, поэтапная оплата. Обещание «найдём предков до Рюрика» и готовая дворянская родословная за фиксированную сумму означают, что вместо архива работает фантазия.

Адреса, часы работы читальных залов и правила конкретных архивов собраны в каталоге учреждений — разговор начинать проще, зная график выдачи дел.