Послужной список: как читать документ и что из него вытащить

Послужной список офицера и формулярный список чиновника — одна и та же анкета службы, где кроме чинов и наград записаны происхождение, сословие, вероисповедание, имущество, жена и все живые дети с точными датами рождения. Один такой лист заменяет десяток метрических записей и сразу даёт два-три поколения рода.

Послужной и формулярный список: один документ для двух ведомств

Различие между ними ведомственное, а не содержательное. В военном и морском ведомстве анкету службы называли послужным списком, в гражданском — формулярным, и графы у них по большей части совпадают.

Регулярный учёт служащих начался с указа Сената 1764 года, обязавшего присутственные места ежегодно подавать сведения о своих чиновниках. Единую печатную форму ввёл Павел I: 31 января (11 февраля) 1798 года утверждён общий формуляр — отсюда и слово «формулярный». В 1849 году форму обновили, доведя её до полутора десятков граф, и в таком виде документ дожил до 1917 года. Военный бланк отличался: в нём добавлены графы о походах и сражениях, о ранениях и контузиях, о знании языков и аттестация начальства.

Определения обоих документов разобраны в словаре — послужной список и формулярный список; дальше речь пойдёт только о чтении.

Само выражение пережило империю. В Красной, Советской и Российской армии послужным списком называется раздел личного дела военнослужащего, и запрос «выписка из послужного списка» сегодня относится обычно именно к нему. Дореволюционный документ и современная выписка устроены по-разному, но принцип общий: сжатая анкета всей службы на нескольких листах.

Структура документа: что стоит за каждой графой

Список читают не подряд, а блоками: первые графы описывают человека до службы, средние — карьеру, последние — семью. Генеалогу нужны прежде всего крайние.

Списки составляли не однажды, а регулярно: на 1 января отчётного года, при производстве в следующий чин, при переводе, при представлении к награде и при выходе в отставку. За тридцать лет службы на человека накапливалось несколько таких редакций. Это и есть ключ к полноте: каждая новая редакция дописывает то, чего в предыдущей ещё не было.

Происхождение, вероисповедание, имение: графы о человеке вне службы

Три графы в начале списка отвечают на вопрос, который в генеалогии обычно решают месяцами: кто были родители и в каком сословии жил род.

Как читать графу о происхождении

Формулировка здесь почти всегда шаблонная, и каждый шаблон — указатель на конкретный фонд.

Терминология разобрана в словарной статье о том, что такое сословие; при чтении списка важнее не упустить географическую привязку. «Из дворян Тверской губернии» сужает поиск до одного депутатского собрания, «из мещан города Ельца» — до одной городской управы, «из крестьян Хотынецкой волости» — до одного волостного правления и одной ревизии.

Чин сам по себе менял сословие, и порог передвигали трижды. До 1845 года потомственное дворянство давал первый обер-офицерский чин на военной службе и восьмой класс — коллежский асессор — на гражданской. С 1845 года планку подняли: военным до майора, гражданским до статского советника, а личное дворянство начиналось с девятого класса. С 1856 года потомственное дворянство приносили только чин полковника и действительного статского советника. Поэтому помета «из обер-офицерских детей» у человека, родившегося в 1860-х, означает совсем не то же, что у родившегося в 1800-х.

Вероисповедание

Графа короткая и решает, где вообще искать метрику. «Православного исповедания» отправляет в фонд духовной консистории губернии; «римско-католического» — в фонд католической консистории или костёла; «евангелическо-лютеранского» — в фонд лютеранского прихода; «магометанского» — к книгам, которые вели муллы при духовных правлениях. Смену исповедания отмечали отдельной строкой, и такая отметка означает, что где-то заведено дело о переходе — с биографией, показаниями и датами.

Имение

Типовой ответ в этой графе один: «родового и благоприобретённого имения не имеет». Это тоже сведение — человек жил жалованьем. Но когда графа заполнена, она даёт много. Запись «родовое имение в Карачевском уезде, столько-то душ» до 1861 года ведёт к ревизским сказкам и делам дворянской опеки. «Благоприобретённое: деревянный дом в городе» — к крепостным книгам нотариального архива и окладным книгам городской управы. Отдельная строка «за женой родовое имение» указывает на приданое и, значит, на состоятельный род супруги, который стоит искать в тех же дворянских делах.

Семья и дети: самая ценная часть списка

Последняя графа — единственное место, где государство собрало в одну строку жену и всех живых детей с числом, месяцем и годом рождения. Ни один другой массовый источник этого не делает.

Типовая запись выглядит так:

Женат первым браком на дочери титулярного советника девице Марии Ивановой Петровой. Имеет детей: сына Николая, родившегося 14 (26) мая 1878 года, и дочь Анну, родившуюся 3 (15) сентября 1880 года. Жена и дети вероисповедания православного, находятся при нём.

Что отсюда извлекается:

• Точные даты рождения детей. С ними метрическая запись ищется за один заход: известны год, месяц, число и место стоянки части или службы отца.
• Род жены. «Дочь титулярного советника» означает, что у тестя есть собственный формулярный список. «Дочь купца 2-й гильдии» переводит поиск в гильдейские документы города.
• Порядковый номер брака. «Вторым браком» — прямое указание, что раньше был первый: где-то есть запись о венчании и запись о смерти первой жены.
• Место жительства семьи. «Находятся при нём», «при матери в городе N», «сын в кадетском корпусе», «дочери в институте благородных девиц» — каждая помета переводит поиск в другой архивный фонд.
• Иное вероисповедание жены. Если супруга лютеранка или католичка, венчание могло быть записано сразу в двух книгах разных конфессий, а дети крещены по вере отца.

Приём, который окупается всегда: соберите все экземпляры списка за разные годы и сравните графу о детях построчно. В редакции 1889 года — трое детей; в редакции 1896-го — двое, и пропал средний сын. Значит, между этими датами он умер, и запись о его погребении надо искать в третьей части метрической книги того прихода, где стояла часть. Список 1904 года дописывает младшую дочь, родившуюся уже после предыдущей редакции. Три документа складываются в полную семью, которую по одному экземпляру восстановить нельзя.

Когда даты рождения детей выписаны, их удобно сразу разнести по карточкам в редакторе семейного древа: послужной список даёт готовое поколение целиком — с супругой, всеми детьми и проверяемыми датами.

Прохождение службы: чины, переводы и география рода

Служебная часть — хронология с точностью до дня. Для родословной в ней ценны не столько чины, сколько привязка семьи к местности: где стоял полк или сидело присутствие, там крестили детей и там же венчались.

Последняя строка стоит отдельного внимания. Формула «исключён из списков умершим» в приказе по военному ведомству даёт дату смерти офицера тогда, когда метрическая книга прихода утрачена, — заменителя лучше не найти.

Читать чины лучше со справочником под рукой: класс по Табели о рангах определял и обращение, и права, и сословный статус. Вся лестница разобрана в статье о том, как читать чины и звания Российской империи. Практически же важно другое: у военных детей крестили не только в приходской, но и в полковой церкви, а полковые метрические книги — отдельный вид документа, который в областном архиве обычно не лежит. Если по месту стоянки части метрики нет, ищите книги полкового священника в военном архиве.

Походы, награды и взыскания

Три графы в середине списка описывают, чем именно человек занимался, и дают материал для семейного рассказа, а не только для схемы поколений.

Походы и сражения

Записывали кампании и конкретные дела: «В походах и делах против неприятеля был в Русско-турецкую войну 1877–1878 годов». Отсюда открывается полковая история — по названию части и датам восстанавливается маршрут вплоть до отдельных боёв. Ранения фиксировали подробно, с датой и местом: «ранен пулею в левое плечо». Если ранение было, где-то есть и госпитальный документ, а к нему — свидетельство о состоянии здоровья при увольнении.

Награды

Их перечисляли со степенями и датами пожалования: ордена Св. Станислава и Св. Анны 3-й степени, те же ордена с мечами и бантом за боевые отличия, Св. Владимира 4-й степени, медали в память кампаний — «В память войны 1853–1856 годов», «В память 300-летия царствования дома Романовых» 1913 года, — знак отличия беспорочной службы за пятнадцать, двадцать или двадцать пять лет. Старшинство наградной системы разобрано в словарной статье про орден.

Наградная графа иногда меняет сословную картину. Орден Св. Георгия любой степени давал потомственное дворянство. Орден Св. Владимира 4-й степени давал его до 1900 года, после чего порог подняли до 3-й степени. Если такой орден в списке стоит, ищите в Департаменте герольдии дело о причислении к потомственному дворянству — там будет родословная роспись с приложенными документами.

Штрафы, следствие и суд

Формула «в штрафах, под следствием и судом не был» — трафарет, который писали почти всем. Содержательна обратная запись: «состоял под следствием по делу о недостаче казённых сумм, по суду оправдан». Это ссылка на дело военно-окружного суда или губернского правления, где обычно лежит подробная биография с показаниями свидетелей и перепиской родственников. Аттестационная помета «к повышению достоин» либо «достоин, но по недостатку вакансий не представлен» показывает отношение начальства и объясняет застой в чинах.

Восемь ловушек чтения

Ошибки при разборе списка однотипны, и почти все — от доверия к тому, что написано буквально.

1. Возраст вместо даты рождения. В ранних списках писали «от роду 34 года» на дату составления. Пересчёт даёт год рождения с погрешностью в один-два года: возраст указывали приблизительно, со слов. Точную дату ищите в поздних редакциях — с конца XIX века графу заполняли числом, месяцем и годом.
2. Старшинство не равно производству. Чин могли объявить приказом в декабре, а старшинство в нём считать с августа прошлого года. Обе даты верны, но означают разное; в родословной росписи указывайте дату приказа, а старшинство — примечанием.
3. Исчезающие дети. Перечисляли только живых на момент составления. Ребёнок, умерший между двумя редакциями, пропадает из документа бесследно, и находят его только сравнением экземпляров разных лет.
4. Старый стиль. Все даты до 1 февраля 1918 года — юлианские. Разница с новым стилем: одиннадцать дней в XVIII веке, двенадцать в XIX, тринадцать в XX. При сверке с советскими документами это принципиально.
5. Экземпляры расходятся. Копию, отправленную в вышестоящее ведомство, и экземпляр, оставшийся в части, заполняли разные писари. Разночтения в отчествах, фамилиях и датах — обычное дело; берите самую позднюю редакцию и сверяйте её с ранними.
6. Трафаретные формулы. «Имения не имеет», «в штрафах не был», «холост» иногда переписаны из предыдущего списка механически. Проверяйте их по другим документам, а не по повторяющейся строке.
7. Однофамильцы. В большом полку два офицера с одинаковыми фамилией, именем и отчеством — не редкость. Различают их по дате производства в чин и по графе о происхождении.
8. Печатный список — не послужной. «Общий список офицерским чинам» и «Списки по старшинству» — ежегодные печатные справочники: в них есть чин, должность и награды, но нет ни семьи, ни происхождения. Использовать их удобно как указатель, чтобы вычислить часть, а уже потом заказывать настоящий послужной список.

Где хранятся послужные и формулярные списки

Место хранения определяется ведомством и эпохой, а не фамилией предка.

Порядок один: сначала определяете ведомство и годы службы, потом ищете фонд по путеводителю архива, затем в описи — дело с личным составом. В военных коллекциях поиск устроен проще, чем кажется: послужные списки описаны по алфавиту фамилий, и шифр выглядит как номер списка, а не как привычная связка «фонд — опись — дело». В гражданских фондах наоборот: формулярный список лежит внутри дела о службе конкретного чиновника, и добраться до него можно только через опись личных дел учреждения.

Нижние чины: чем заменить послужной список

На рядового послужного списка не заводили. Его служба фиксировалась в полковых документах и в бумагах рекрутского набора, разбросанных по разным архивам.

• Унтер-офицеры, фельдфебели и сверхсрочнослужащие. На них послужные списки вели, и они отложились в фондах частей и в делах о производстве в классный чин.
• Рекрутские присутствия. До 1874 года армию комплектовали по рекрутской повинности; приёмные формулярные списки рекрут, где записаны рост, приметы, возраст и состав семьи, хранятся в областных архивах.
• Ревизские сказки и посемейные списки. В ревизии против имени стоит помета «отдан в рекруты в таком-то году» — иногда это единственный след ухода человека из деревни.
• Призывные списки после 1874 года. Устав о воинской повинности 1 (13) января 1874 года заменил рекрутчину призывом, и уездные по воинской повинности присутствия начали вести призывные и жеребьёвые списки — они тоже в областных архивах.
• Полковые алфавиты нижних чинов и книги о прибывших и убывших: приём, перемещения, увольнение в запас, иногда отметка о выдаче знака отличия.

Для Первой мировой войны есть отдельный корпус источников по нижним чинам, включая картотеку потерь; маршрут по ним расписан в статье про военный поиск времён Первой мировой и Гражданской, и повторять его здесь незачем.

Как заказать копию списка в архиве

Копию получают по тематическому запросу. Документы моложе семидесяти пяти лет выдают только с подтверждением родства: статья 25 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ограничивает доступ к сведениям о личной и семейной тайне гражданина на 75 лет со дня создания документа.

Порядок действий:

1. Определите ведомство, годы службы и последнее известное место службы предка.
2. Проверьте, нет ли документа в оцифрованном виде: описи и часть дел архивы выкладывают в открытый доступ.
3. Найдите фонд по путеводителю архива, по возможности — конкретную опись.
4. Составьте запрос: чем точнее исходные данные, тем выше шанс исполнения.
5. Приложите документы о родстве по цепочке — ваше свидетельство о рождении, свидетельства о рождении и браке родителей, и так до предка.
6. Отправьте запрос через сайт архива, почтой или через портал государственных услуг там, где такая форма подключена.
7. Получив положительный ответ, закажите архивную копию или выписку: это отдельная услуга по прейскуранту архива.

Образец формулировки запроса:

В Российский государственный военно-исторический архив

От: Иванова Мария Сергеевна, адрес, телефон, электронная почта.

Прошу выявить послужной список моего прадеда Петрова Николая Сергеевича, родившегося около 1868 года, православного вероисповедания, происходившего из мещан города Ельца. По семейным сведениям, в 1900-х годах он служил в чине штабс-капитана в пехотном полку, квартировавшем в городе Двинске. Прошу сообщить сведения о происхождении, вероисповедании, семейном положении и составе семьи, а также о прохождении службы. При наличии документа прошу подготовить архивную копию послужного списка.

Цель запроса — восстановление истории семьи. Родство подтверждаю приложенными копиями свидетельств.

Дата. Подпись.

Ответ на обращение архив обязан дать в тридцатидневный срок, но генеалогический тематический запрос — другая история: его исполняют платно и в порядке очереди, которая в крупных федеральных архивах на 2026 год измеряется месяцами. Прейскуранты у архивов свои, единого тарифа нет, поэтому стоимость уточняйте на сайте конкретного хранилища.

Отказ формулируют обычно двумя способами. «Сведений не обнаружено» означает, что по указанным данным в описи ничего не нашлось: уточняйте написание фамилии, годы службы и номер части. «Выявление требует просмотра значительного объёма документов» — вежливый отказ от сплошного просмотра: сузьте период до двух-трёх лет и назовите конкретный полк или учреждение. Как устроен весь разговор с архивом, от первого письма до работы в читальном зале, расписано в отдельном руководстве о том, как работать с архивом.

Что делать с найденным списком

Один документ закрывает сразу несколько задач, если разобрать его по пунктам, а не прочитать целиком и отложить в папку.

1. Выпишите все даты в две колонки — старый стиль и новый.
2. Занесите жену и детей отдельными персонами с точными датами рождения.
3. По графе происхождения поставьте следующую задачу поиска: дворянское дело, ревизия или клировая ведомость.
4. По географии службы составьте перечень приходов, где могли креститься дети.
5. Закажите следующий по времени экземпляр списка — он дополнит состав семьи.
6. Сохраните скан и шифр дела: без шифра ссылка на документ бесполезна.

Дальше всё это должно куда-то лечь. Перенесите разобранные графы в конструктор семейного древа: персоны, даты, места службы и связи между поколениями сохранятся в одной схеме, а не в пачке разрозненных выписок, — и следующая находка встанет на своё место без переделки всей работы.