Архивный фонд — чьи документы он объединяет и зачем нужна опись

Что такое архивный фонд

Архивный фонд — это весь комплекс документов, отложившихся в деятельности одного учреждения, организации или человека и принятых архивом на хранение как единое неделимое целое под собственным номером. Архив — это учреждение и здание; фонд — единица учёта внутри него. В крупном областном архиве счёт фондов идёт на тысячи, и у каждого свой номер: ф. 3, ф. 93, ф. Р-1.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» описывает фонд как совокупность документов, исторически или логически связанных между собой. Связь тут не тематическая, а по происхождению: бумаги лежат в одном фонде не потому, что они «про крестьян», а потому, что их создала одна канцелярия.

У словосочетания два значения, и их регулярно смешивают. С прописной буквы «Архивный фонд Российской Федерации» — понятие Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ: все документы страны, подлежащие постоянному хранению. Со строчной «архивный фонд № 350» — конкретный комплекс бумаг конкретного учреждения на полках конкретного хранилища. В шифрах речь всегда о втором.

Разграничение простое: архив как учреждение принимает, хранит и выдаёт документы, а фонд — то, что он принял и поставил на учёт. У фонда нет ни адреса, ни читального зала — только номер, название, крайние даты и объём.

Откуда взялось понятие

Фонд как единица учёта появился в России вместе с централизацией архивного дела после 1917 года. Декрет Совнаркома от 1 июня 1918 года «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» создал Единый государственный архивный фонд: документы упразднённых ведомств перестали быть их собственностью и перешли в общее государственное хранение.

До этого каждая канцелярия держала свой архив сама. В 1920-е годы советское архивоведение приняло принцип происхождения вместо предметного: документы группируют по создателю, а не по теме. Тогда же фонд получил номер, лист фонда и дело фонда. Закон 2004 года заменил старую конструкцию на «Архивный фонд Российской Федерации», но низовая единица учёта осталась прежней — поэтому шифр, выписанный исследователем в 1950-е, чаще всего работает и сегодня.

Фондообразователь и принцип недробимости

Фондообразователь — учреждение, предприятие, общественная организация или человек, в чьей деятельности возникли документы фонда. Он определяет и название фонда, и его границы: «Тульская духовная консистория», «Волостное правление такой-то волости», «Личный фонд историка такого-то».

Отсюда правило недробимости: документы одного фондообразователя не разделяют между фондами и не смешивают с чужими, даже если по теме они близки. Метрические книги села лежат не в мифическом «фонде метрических книг», а в фонде духовной консистории — та хранила у себя вторые экземпляры приходских метрик.

Виды фондов, которые встречаются в описях:

• фонд учреждения — самый частый: канцелярия, правление, суд, завод, школа;
• объединённый архивный фонд — документы нескольких однородных фондообразователей, сведённые вместе (например, все сельсоветы одного района);
• фонд личного происхождения — бумаги человека или семьи: письма, дневники, фотографии;
• архивная коллекция — исключение из принципа: документы разного происхождения, собранные по общему признаку (коллекция метрических книг, коллекция карт).

Состав фонда описан в двух учётных документах. Лист фонда фиксирует номер, название со всеми переименованиями, крайние даты и количество единиц хранения по каждой описи. Дело фонда хранит историческую справку о фондообразователе, акты приёма и выбытия, сведения об утратах. Справку обычно перепечатывают в начале описи, и читать её лучше до заказа дел: она объясняет, какие бумаги учреждение вообще могло породить.

Как читать шифр: ф. 350, оп. 2, д. 500

Архивный шифр — это адрес документа, и разворачивается он сверху вниз: архив, затем фонд, опись, дело, лист. Без первого элемента остальные бессмысленны: фонды нумеруются сквозной нумерацией внутри одного архива, поэтому ф. 350 в РГАДА и ф. 350 в областном архиве — совершенно разные комплексы.

Полная ссылка выглядит так: РГАДА, ф. 350, оп. 2, д. 500, л. 57. Фонд 350 объединяет ландратские книги 1710-х годов и ревизские сказки первых ревизий (первая — 1719–1727, вторая — 1743–1747), опись задаёт срез внутри этого массива, а дело 500 — та самая папка, которую положат на стол в читальном зале. Заказывают именно дело: фонд целиком не выдают никому.

Варианты записи, которые сбивают с толку:

• «ед. хр.» вместо «д.» — единица хранения, то же самое;
• «оп. 2, т. 1» — опись разбита на тома, и том надо указывать в требовании;
• литеры перед номером в областных архивах: «Р-» — фонды советских учреждений, «П-» — бывшие партийные архивы, без литеры — дореволюционные;
• «Ф. 350. Оп. 2. Д. 500. Л. 57» — тот же шифр в издательском формате.

Выписывайте шифр целиком сразу, вместе с названием архива и номером листа. Через год вы не вспомните, откуда взялась дата рождения прапрадеда, а по полному шифру дело поднимается за десять минут. Найденные события удобно сразу создать семейное древо и привязать к каждому ссылку на источник.

Как найти нужный фонд

Поиск идёт от учреждения, а не от темы: сначала определяют, какая канцелярия обязана была составить нужный документ, потом ищут её фонд. Для записи о рождении 1858 года цепочка такая: село → приход → духовная консистория губернии → фонд консистории в областном архиве → опись по уездам и годам → метрическая книга прихода за год как отдельное архивное дело.

Инструменты, которыми пользуются на этом шаге:

1. Путеводитель по фондам архива — справочное издание с перечнем фондов: номер, название, крайние даты, объём и краткая история фондообразователя.
2. Список фондов — сухой учётный перечень «номер плюс название», без аннотаций; когда путеводителя нет, работают по нему.
3. Центральный фондовый каталог Росархива — сводная база по фондам архивов страны: ищет по названию фондообразователя и подсказывает, где лежит нужный комплекс.

Если название учреждения неизвестно, идти надо от административного деления нужного года: губерния, уезд, волость определяют, чьи бумаги искать. Порядок работы с читальным залом и сроки исполнения запросов разобраны в материале как работать с архивом, а адреса конкретных хранилищ собраны в каталоге учреждений.

Ограничения и частые ошибки

Главная ошибка новичка — искать фонд по теме. Фондов «по крестьянам», «по репрессированным» или «по фамилии» не существует: тема распределена по десяткам фондов разных учреждений, и путь к ней всегда лежит через фондообразователя.

Вторая ловушка — документы одного учреждения в разных фондах. Так бывает после реорганизаций: волостное правление, ставшее волисполкомом, обычно даёт два фонда, дореволюционный и советский. Вторые экземпляры разошлись по разным адресам изначально: приходский экземпляр метрики оставался в церкви, консисторский уходил в фонд консистории. А после декрета о гражданском браке и ведении книг актов состояния от 18 (31) декабря 1917 года метрические книги передавали в органы ЗАГС, и часть их до сих пор лежит в архивах загсов.

Формулировка «фонд не сохранился» означает разное. Иногда документы погибли: пожар, невывезенное при эвакуации 1941–1942 годов, макулатурные кампании 1920–1930-х. Иногда учреждение просто не сдало бумаги, и фонд не поступал на хранение. Бывает и третье: фонд цел, но не описан — лежит россыпью и закрыт до окончания научно-технической обработки. В запросе имеет смысл прямо спросить, утрачен фонд или недоступен.

Про доступ: статья 25 закона № 125-ФЗ закрывает документы со сведениями о личной и семейной тайне на 75 лет со дня создания. Такой фонд существует, но выдадут его только потомку с документами о родстве. И последнее: номер фонда без названия архива не проверяется — ссылка «ф. 350, оп. 2» в чужом дереве или на форуме без указания хранилища ничего не стоит.

Связанные понятия

Фонд — средний уровень архивной иерархии. Над ним стоит сам архив, федеральное или региональное хранилище; ниже — опись как раздел фонда и дело как единица хранения, которую выдают в читальном зале. Рядом — справочный аппарат: путеводитель, каталоги, историческая справка фондообразователя. Эта связка превращает шифр из набора цифр в рабочий инструмент: по нему заказывают дела, сверяют чужие находки и возвращаются к источнику через годы.