Архив

Что такое архив

Архив — это учреждение, осуществляющее постоянное хранение документов, имеющих историческое, научное, юридическое или практическое значение. В архиве документы упорядочены, описаны и доступны исследователям через справочный аппарат: путеводители, описи, карточные каталоги, электронные базы данных.

Деятельность архивов в России регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ. Закон определяет понятие архивного фонда РФ, статус архивных документов, правила их хранения, использования, передачи. Подзаконные акты:

• Приказ Минкультуры РФ № 526 от 31 марта 2015 года — Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов

• Приказ Росархива № 153 от 29 апреля 2019 года — Порядок исполнения запросов в государственных и муниципальных архивах

Типы архивов

По принадлежности и уровню различают:

• Федеральные архивы — подчиняются Росархиву, хранят документы общероссийского значения. Это РГАДА, РГИА, ГАРФ, РГВИА, РГАВМФ, РГАКФД, РГАЛИ, РГАНИ, РГАЭ

• Региональные (государственные) архивы субъектов РФ — областные и республиканские, хранят документы регионального значения. Например, ГАТО (Тула), ЦГИА СПб, ГА Курской области

• Муниципальные архивы — городские и районные, документы местного значения и переданные из ЗАГСов

• Ведомственные архивы — внутри государственных органов и организаций. ЦАМО (военные документы Минобороны), ЦА ФСБ

• Корпоративные архивы — крупных предприятий, банков, учебных заведений

• Семейные (личные) — частные собрания документов семьи, не подпадающие под государственное регулирование

Структура хранения

Документы в архиве организованы по иерархии:

• Фонд — комплекс документов одного учреждения, организации, лица (фондообразователя). Получает номер: например, фонд 350 (Ландратские книги и ревизские сказки) в РГАДА

• Опись — раздел внутри фонда, обычно по хронологии или по тематике. Внутри фонда может быть от 1 до нескольких сотен описей

• Дело — единица хранения внутри описи. Это сшитая папка документов с заголовком и порядковым номером (например, дело 432 в описи 15 фонда 3)

• Лист — конкретная страница внутри дела. Нумеруются последовательно, ссылка пишется через сокращение «л.» (л. 57)

Полная архивная ссылка имеет формат: РГАДА, ф. 350, оп. 2, д. 500, л. 12 — фонд 350, опись 2, дело 500, лист 12.

Архивный фонд РФ

По ФЗ-125 «Архивный фонд Российской Федерации» — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества. Включает:

• Государственную часть — документы федеральных и региональных архивов

• Муниципальную часть — документы муниципальных архивов

• Негосударственную часть — документы организаций и граждан, имеющие особую ценность для общества

Документы Архивного фонда РФ имеют особый правовой статус: их нельзя уничтожать, продавать без разрешения, вывозить за границу. Их охрана и обеспечение сохранности — функция государства.

Доступ к документам

Порядок доступа определён ФЗ-125 и приказом Росархива № 153. Большинство документов открыты для исследователей. Ограничения распространяются на:

• Документы с грифом секретности (срок ограничения — 30 лет с момента создания, для документов с особо важной информацией — до 75 лет)

• Персональные данные о живущих гражданах (закон 152-ФЗ «О персональных данных»)

• Документы 75-летнего ограничения для актов гражданского состояния (метрические книги, акты ЗАГС)

Доступ исследователя оформляется через:

1. Личное обращение в читальный зал государственного архива с паспортом и кратким изложением темы

2. Дистанционный запрос — генеалогический, биографический или социально-правовой. Регулируется приказом Росархива № 153

3. Электронные сервисы — портал «Архивы России» (rusarchives.ru), электронные базы конкретных архивов

Семейный архив

Кроме государственных и муниципальных, важен семейный архив — документы рода, хранимые членами семьи. Это свидетельства о рождении и браке, фотографии, военные билеты, трудовые книжки, переписка, дневники, ордена и медали.

Хорошая практика — создание упорядоченного семейного архива:

• Скан или фотография каждого документа в высоком разрешении (минимум 300 dpi)

• Хранение оригиналов в кислотно-нейтральных папках

• Индексирование с указанием персоны, даты, типа документа

• Резервное копирование в облачное хранилище (например, в редакторе древа с привязкой к узлу)

Подробнее о работе с конкретными архивными учреждениями и их фондами — в каталоге учреждений. Об оформлении архивной справки — в отдельном термине.